Tijdregistratie: Wat is het belang en welke tools zijn er?

Of je nu een kleine ondernemer bent, een team aanstuurt of als freelancer werkt, tijdregistratie is een van die dingen die je écht niet mag onderschatten. Het bijhouden van hoeveel uren je werkt, welke taken je uitvoert en waar jouw team zijn tijd aan besteedt, is belangrijk voor de facturatie, het monitoren van de productiviteit en het maken van de planning.

In dit blogartikel leg ik je verder uit waarom tijdregistratie zo belangrijk is en welke tools je kunt gebruiken om tijd makkelijk en efficiënt te registreren. Geen gedoe met handmatige Excel-lijsten, maar slimme oplossingen die je tijd besparen en dus meer ruimte geven voor echt werk.

Waarom tijdregistratie belangrijk is

Accurate facturatie

Dit is vooral relevant voor freelancers, consultants of iedereen die per uur betaald krijgt. Door nauwkeurig bij te houden hoeveel tijd je aan een project hebt besteed, kun je je klanten precies factureren voor het werk dat je hebt gedaan. Zo voorkom je discussies en krijg je eerlijk betaald voor je tijd.

Inzicht in productiviteit 

Heb je soms het gevoel dat de dagen voorbij vliegen, maar je niet weet waar al je tijd gebleven is? Met goede tijdregistratie krijg je een helder beeld van wat je precies doet en hoe lang je daarmee bezig bent. Je kunt knelpunten en ‘tijdslurpers’ opsporen en daar je werkprocessen op aanpassen.

Beter plannen 

Als je weet hoe lang bepaalde taken of projecten duren, kun je realistischere planningen maken voor de toekomst. Dit helpt niet alleen om deadlines te halen, maar voorkomt ook dat je jezelf of je team overbelast. Ook kun je makkelijker inschatten hoeveel werk je aankunt en wanneer je een project kunt aannemen.

Personeelsplanning

Als je weet hoeveel uren je beschikbaar hebt voor werk, weet je ook of je personeelsbestand uitbreiding nodig heeft of niet. Met tijdregistratie kan je dus op tijd handelen als je ziet dat je beschikbare uren beginnen op te raken en voorkom je dat je projecten moet laten gaan omdat je geen capaciteit hebt om het werk uit te voeren.

Welke tijdregistratieoplossingen zijn er?

Gelukkig zijn de dagen van handgeschreven urenlijsten en Excel-bestanden voorbij. Er zijn tegenwoordig allerlei tools en apps die je tijdregistratie een stuk eenvoudiger maken. Hier zijn enkele van de meest populaire oplossingen:

Tijdregistratie-apps

Er zijn talloze apps die speciaal zijn ontworpen om je werkuren en taken bij te houden. Enkele populaire voorbeelden zijn:

• Toggl: Een gebruiksvriendelijke app die je werkuren bijhoudt met een simpele start- en stopknop. Je kunt projecten en klanten toevoegen en je uren direct exporteren voor facturatie.
• Clockify: Een gratis tijdregistratie-app die zowel voor freelancers als teams geschikt is. Je kunt uren toewijzen aan verschillende projecten en hebt toegang tot rapportages.
• Harvest: Naast tijdregistratie biedt Harvest ook facturatie-opties. Hiermee kun je niet alleen je tijd bijhouden, maar ook direct facturen sturen op basis van de geregistreerde uren.
• Atrea tijdregistratie: Een betaalde en modulair uit te breiden tool waarmee je zeer gedetailleerd tijd kunt registeren. Voorbeelden van modules waarmee je de tijdregistratie software kunt uitbreiden, zijn orderregistratie en projectregistratie. Atrea tijdregistratie beschikt verder over een app waarmee je overal en altijd eenvoudig uren kunt registeren. 

All-in-one projectmanagementtools

Sommige projectmanagementsoftware heeft geïntegreerde tijdregistratiefuncties. Dit kan handig zijn als je toch al gebruik maakt van deze tools om je werk te plannen en je projecten te beheren. Voorbeelden hiervan zijn:

• Asana: Een populaire projectmanagementtool die een ingebouwde tijdregistratiefunctie heeft via integraties met tools zoals Harvest.
• Trello: Via verschillende plug-ins kun je in Trello je tijd bijhouden terwijl je werkt aan de taken die je al hebt ingepland.

Tijdklokken voor teams

Heb je een groter team? Dan kan een tijdkloksysteem handig zijn. Met een fysieke tijdklok of softwareoplossing kunnen medewerkers in- en uitklokken wanneer ze aan het werk gaan. Moderne tijdklokken zijn vaak digitaal en gekoppeld aan software waarmee je in één oogopslag de urenregistratie van al je medewerkers kunt zien. Systemen zoals Timestarter of Workforce bieden dergelijke oplossingen voor bedrijven met personeel.

Hoe kies je de juiste oplossing?

Welke oplossing het beste voor jou is, hangt af van je specifieke situatie. Ben je freelancer? Dan kan een simpele tijdregistratie-app genoeg zijn. Heb je een team? Dan heb je waarschijnlijk een oplossing nodig die je helpt om overzicht te houden en rapportages te maken. Wat je ook kiest, het belangrijkste is dat je een systeem vindt dat bij je past en makkelijk in gebruik is. Tijdregistratie moet je tijd besparen, niet extra werk opleveren!

We adviseren je daarom om bij diverse aanbieders een demo aan te vragen. Op die manier krijg je inzicht in hoe de software werkt en kan je weloverwogen een aankoopbeslissing nemen.